Діловиробництво

Характеристика автоматизованої системи документообігу
на основі Lotus Notes

 1. Загальні дані

Система містить у собі засоби і правила створення документів, ведення електронного архіву (архівного зберігання), підтримки документообігу і опирається на програмно-технічні платформи. Усі інші складові управління (економіка, людські ресурси, фінанси, облік, взаємодія структур) базуються на системі ведення діловодства з метою ефективного використання інформації для досягнення поставлених задач і вирішення проблем, що стоять перед державною чи госпрозрахунковою структурою.

Система призначена для автоматизації діловодного процесу, що включає: створення (внесення, сканування і т.п.), пересилання, обробку документів (візування, ознайомлення, узгодження, затвердження і т.п.) і контроль за їхнім виконанням. Складовими частинами діловодства є: документування (методи або способи створення документації); документація (сукупність документів, взаємозалежних між собою); організація роботи з документами, контроль виконання документів (накази, завдання, розпорядження і т.п.).

Система охоплює питання організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. На процес діловодства впливає кількість задіяних структурних одиниць організації (підприємств) – користувачів і доручених їм завдань. Система дозволяє оптимізувати роботу і взаємодію управління із структурними одиницями (підрозділами) і значно поліпшує діяльність підприємства. Система підвищує ефективність контрольної служби, старанність співробітників, швидкість взаємодії підлеглих із керівництвом.

Ідея системи – створення передумов для поетапного переходу від традиційного паперового документообігу до електронного документообігу в частині автоматизації діловодного процесу.

Основні функції і принципи побудови системи, що відповідають принципами побудови інформаційно-аналітичних систем з інтегруючим електронним документообігом, в повній мірі належать платформі Lotus Notes. Lotus Notes – це ціла сукупність технологій: перш за все – це система тиражування (реплікації) та захисту даних.

Основним призначенням Notes є вирішення задач автоматизації діловодства та документообігу, або, як це все називають одним словосполученням, для автоматизації ділових процесів. Додатки для ділових процесів орієнтуються довкола визначення та координації діяльності людей, що спільно виконують деяку роботу. Ці процеси можуть залучати велику кількість людей в одній або навіть декількох організаціях, які часто при цьому територіально роз’єднані: це можуть бути співробітники різних відділів, постачальники та покупці, яким необхідно мати одночасний доступ до спільно використовуваних даних та між якими циркулює, як правило, велика кількість неоднорідної та слабо структурованої інформації.

2. Властивості системи

Корпоративність

  • Користувач будь-якого територіального підрозділу організації має можливість взаємодіяти з будь-яким співробітником організації, підключеним до системи.
  • Методика, що змінюється – робота з всім персоналом організації;
  • Списки персоналу всіх організацій доступні скрізь;
  • Загальнодоступні списки зовнішніх організацій;
  • Єдина ( в рамках організації) поштова – транспортна система Lotus Notes.

Одноманітність

Призначений для користувача інтерфейс програм рівня територіального підрозділу організації, аналогічний інтерфейсу бази даних корпоративного рівня.

Масштабованість:

Функціональна:

  • Під’єднання нових комплектів СЕДО або бази даних ;
  • Під’єднання зовнішніх систем на РСУБД;
  • Необхідні зміни в функціональності або дизайні системи можливо виконувати з єдиного робочого місця.

Географічна:

  • зовнішня – необмежена кількість нових організацій;
  • внутрішня – необмежена кількість нових підрозділів, співробітників;

Підтримка багатоструктурності організації

Будь-які зміни організаційної структури організації (переведення співробітників, створення або ліквідація підрозділів або філіалів та інше) відображаються в документах системи і в правах доступу автоматично.

  • Централізоване адміністрування і управління корпоративними базами даних;
  • Самостійність відділень у виборі набору баз даних і управління ними ;
  • Можливість делегування функцій в реґіональні підрозділи, визначеним співробітникам по веденню бази даних, в т.ч. по настроюванню системи.

Система автоматизації діловодства та управління документами (САД) поділяється на декілька функціональних блоків (підсистем), що визначаються структурою організації. Ці підсистеми містять у собі функції виконавця, керівників різних рангів, контрольної служби, канцелярії, відділу кадрів і т.д. При зміні структури підприємства або внесенні нових посадових інструкцій можлива модернізація кожної підсистеми окремо або системи в цілому.

Для інформаційного обміну між компонентами системи використовується локальна обчислювальна мережа (ЛОМ), глобальна обчислювальна мережа (ГлОМ) або зв’язок за допомогою телефонних комутованих каналів. Обмін документами між компонентами системи здійснюється автоматично.

Система базового електронного документообігу відповідає наступним вимогам і структурі та виконує такі функції:

  1. Прийом вхідного документу, реєстрація, введення головних параметрів (реквізитів), відкриття картки на документ.
  2. Внесення відсканованого образу документу (змісту) в картку.
  3. Направлення (розсилання) документів на розгляд керівництву (отримання резолюції). Внесення резолюції (зміст завдання, кому направлене, контрольний термін). Направлення фізичного документу з реєстраційною карткою.
  4. Одержання розглянутих документів від керівництва з резолюцією. Введення резолюції в картку реєстрації , напрямку, відповідального виконавця і контрольного терміну виконання.
  5. Направлення (розсилання) документів з резолюцією керівництва на виконання в структурні підрозділи.
  6. Одержання виконаних (після виконання) документів, внесення позначок про виконання. Направлення документу згідно номенклатури справ у відповідну папку.
  7. Якщо на основі виконаного документу сформовано вихідний документ – реєстрація вихідного документу.
  8. Одержання оперативного звіту про роботи, що повинні бути виконані протягом 1 доби, 3 діб, 5 діб.
  9. Формування оперативного звіту про документи, що повинні бути виконані протягом 3 діб по кожному підрозділу, про роботи, що вимагають виконання і розсилання у вигляді документу – нагадування.
  10. Формування оперативного (узагальненого) звіту про документи, що повинні бути виконані протягом 1 доби в розрізі: підрозділ, кількість робіт.
  11. Одержання оперативного звіту про документи, що повинні бути виконані протягом 1 доби, про невиконані документи з інформацією: хто не виконав, місцезнаходження та етап роботи з документом.

Система АД не замикається на управлінні загального діловодства, а має продовження в системах управління діловодством підрозділів (управлінь, відділів).

Канцелярія здійснює координацію документообігу, головна частина якого проходить через підрозділи.

На рівні підрозділів ведеться внутрішній документообіг, фіксування вхідних і вихідних документів. При цьому в системі управління документами банку робиться відповідна позначка.

З канцелярії банку здійснюється повний наскрізний контроль за усіма маршрутами проходження документів, включно із замкнутими системами документообігу підрозділів.

3. Перелік головних автоматизованих функцій САД.

 А. Загальні механізми:

1. Призначення контрольних карток і завдань; 
2. Автоматизоване заповнення реквізитів користувача САД; 
3. Здійснення санкціонування ЕД; 
4. Друк документу; 
5. Архівне зберігання ЕД; 
6. Перегляд документу перед друком; 
7. Створення грифів доступу; 
8. Повідомлення про появу документу; 
9. Встановлення грифів доступу; 
10. Автоматичне виконання операцій з ЕД; 
11. Надходження і відправка повідомлень і нагадувань про контроль та строки виконання; 
12. Перегляд схеми і/або розкладу ЕД;
13. Заповнення деяких типів документів за наявними шаблонами.

 Б. Робота із вхідними і вихідними документами:

1. Введення оригіналу документу; 
2. Повернення зі створенням службового ЕД; 
3. Вибір типу документу; 
4. Виконання завдання і контрольних карток; 
5. Проведення санкціонування ЕД; 
6. Відправка документу на розгляд; 
7. Відправка документу на санкціонування ЕД; 
8. Відправка на затвердження та засвідчення; 
9. Перенесення терміну виконання; 
10. Проведення розгляду; 
11. Створення адресатів; 
12. Створення документу-відповіді на вхідний документ; 
13. Створення кореспондентів; 
14. Створення нового індексу ЕД; 
15. Створення підрозділів; 
16. Складання списку осіб, що санкціонують ЕД; 
17. Затвердження перенесення терміну виконання.

  В. Робота з наказами та розпорядженнями:

1. Передача документу для складання іншій особі; 
2. Вибір типу та заповнення ЕД; 
3. Виконання завдання і службових документів; 
4. Відправка ЕД на розгляд; 
5. Відправка ЕД на узгодження та санкціонування ; 
6. Відправка на підпис; 
7. Перенесення терміну виконання; 
8. Прийом виконання; 
9. Проведення розгляду; 
10. Упорядкування списку осіб, що підписують документ; 
11. Затвердження перенесення терміну виконання.

  Г. Робота зі структурою підприємства:

1. Створення нової штатної одиниці; 
2. Призначення на посаду; 
3. Надання відпустки; 
4. Прийом співробітника на роботу; 
5. Створення службових документів; 
6. Створення особової картки; 
7. Звільнення та переміщення співробітника.

 

 

4. Вимоги до технічного забезпечення

САД базується на програмному забезпеченні Lotus Notes, конкретній операційній системі (MS Windows, Windows NT, OS/2, UNIX…) і IBM сумісному персональному комп’ютері.

Для функціонування САД на робочих станціях користувачів повинна бути встановлена програма для групової роботи – Lotus Notes 4.5* і вище.

Робоча станція:

1. Процесор (CPU) – Pentium-100 і вище. 
2. Вінчестер (HDD) – 100 Mb і більш. 
3. Відеопам’ять (SVGA) – 1 Mb і більш.
4. Операційна пам’ять (RAM):

Операційна система

Мінімальний об’єм пам’яті

Рекомендований об’єм пам’яті

IBM OS/2 Warp & Warp Connect

8 Mb

24 Mb

Microsoft Windows 3.1

6 Mb

16 Mb

Microsoft Windows 95

8 Mb

24 Mb

Microsoft Windows NT 3.51 (Intel, Alpha)

16 Mb

32 Mb

Сервер:

1. Процесор (CPU) – Pentium-100 і вище. 
2. Вінчестер (HDD) – 500 Mb і більш. 
3. Відеопам’ять (SVGA) – 1 Mb і більш. 
4. Операційна пам’ять (RAM):

Операційна система

Мінімальний об’єм пам’яті

Рекомендований об’єм пам’яті

IBM OS/2 Warp & Warp Connect; Warp Server & OS/2 2.11 SMP

32 Mb

48 Mb

Novell Netware 3.12, 4.1

64 Mb

96 Mb

Microsoft Windows 95

16 Mb

32 Mb

Hewlett-Packard HP-UX 10.01

64 Mb

96 Mb

Microsoft Windows NT 3.51 (Intel, Alpha)

48 Mb

64 Mb

 
СТ”Міські інформаційні системи” є офіційними ділерами київської фірми POOL. Фірма POOL- єдиний в Україні офіційний партнер фірми Lotus Notes.